檔案開放應用實施要點

一、為辦理檔案法第十七條有關民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案之開放應用事項，特訂定本要點。

二、依據「高雄市政府及所屬各機關學校檔案開放應用要點」辦理。

三、申請閱覽、抄錄或複製檔案，應以書面敘明理由為之。

四、申請閱覽、抄錄或複製檔案應事先填具申請書。前項申請書應載明下列事項：

（一）申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所。

（二）有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係意訂代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。

（三）申請項目。

（四）檔案名稱或內容要旨。

（五）檔案或收發文號。

（六）申請目的。

（七）申請日期。

（八）有使用檔案原件之必要者，應載明其事由。

五、申請閱覽、抄錄或複製檔案有下列情形之一者，本院得拒絕之。

（一）有關國家機密者。

（二）有關犯罪資料者。

（三）有關工商秘密者。

（四）有關學識技能檢定及實施審查之資料者。

（五）有關人事及薪資者。

（六）依法令或契約有保留之義務者。

（七）其他為維護公共利益或第三人之正當權益者；檔案內容如其中一部份有應限制 公開或提供之情形，僅就其他部分提供之。

六、申請人得親自持送或以書面通訊方式送達申請書。

七、本院受理申請閱覽、抄錄或複製檔案之申請，由文書單位登錄總收文號，分文至原業務單位之承辦人辦理。

八、本院業務承辦人應依據申請書所載檔號、案由，填具調案單調案後，依相關規定簽辦申請案件，並於還檔時將檔案應用簽收單影本交本所檔案室。

九、本院業務承辦人應審查申請案件是否符合規定，如有不符或資料不全者，應通知申請人於7日內補正；屆期未完全補正者，得駁回申請。「本院對於申請閱覽、抄錄或複製檔案，自收受申請書之次日起30日內為准駁，並以書面通知申請人審核結果，如有補正資料者，自申請補正之日起算」。

十、本院業務承辦人應就檔案內容擬妥審核通知函附同審核表，必要時簽會該檔案所涉單位；檔案如有應限制公開或提供部分，應先於註記後，陳核長官批示。審核通知函應載明下列事項：

（一）核准應用或無法提供應用之原因。

（二）提供檔案原件或複製品。

（三）提供檔案應用服務之時間及場所。

（四）檔案應用注意事項及收費標準。

（五）應攜帶之相關證明文件。

十一、本院檔案之應用以提供複製品為原則。核准應用之檔案如僅其中一部份有應限制公開或提供之情形，採分離原則，去除不得公開部分，僅就其他部分公開或提供之。

十二、本院設有檔案應用閱覽室，提供民眾檔案應申請。抄錄或複製檔案，如涉及著作權事項，應依著作權法及其相關規定辦理。

十三、申請案件經核准者，本院承辦人應就核准應用項目於檔案應用約定日前備妥檔案。

十四、申請人於閱覽、抄錄或複製檔案時，應出示本院審核通知書及身分證明文件並完成登記程序。

十五、申請人閱覽、抄錄或複製檔案，應於指定時間、處所為之，保持檔案資料之完整，並不得有下列行為：

（一）添註、塗改、更換、抽取、圖點或污損檔案。

（二）拆散已裝訂完成之檔案。

（三）以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

（四）未經許可，擅自將卷宗資料之部分或全部帶離閱覽處所。

（五）私自進入檔案作業處所或庫房。

【申請人有前項情形之一者，本院得予制止，若涉及刑事責任者，移送該管檢察機關偵辦】。

十六、申請人於檔案應用完畢後，本院承辦人員應當場檢視申請人歸還檔案之完整性，如有不當破壞情形，依前條相關規定辦理；如經檢視無訛，經承辦人員簽收並紀錄歸還時間，將簽收單之一聯交付申請人。

十七、申請應用檔案應於當日應用完畢，如未能於當日應用完畢者，承辦人應於檔案應用簽收單註記，先辦理還卷，擇日再行調閱。

十八、申請人於檔案應於當日應用完畢後，本院承辦人員填具檔案應用收費單，陪同申請人至出納單位繳費，並開立收據。

十九、如提供複製品，併同交付申請人【閱覽、抄錄或複製檔案之費用依據檔案複製收費標準為計算】。

二十、檔案應用所需書表格式，請至本院索取或至本院網站下載。